17. októbra 2018

Administrácia a riadená dokumentácia v sociálnych službách

Cieľom vzdelávacej aktivity je vyškoliť odborníka, ktorý bude vedieť pracovať so zásadami a pravidlami riadenej dokumentácie. Bude vedieť vypracovávať interné dokumenty odbornej, prevádzkovej aj organizačnej činnosti, riadiť ich validnosť a životný cyklus.

Celkový rozsah vzdelávacej aktivity
Celkový rozsah je 76 vyučovacích hodín. (7 dní prezenčne) + samoštúdium

Cieľové skupiny:
• Odborní pracovníci sociálnych služieb
• Pedagogickí pracovníci vzdelávacích inštitúcií, stredných škôl a vysokých škôl sociálnej práce a ošetrovateľstva.
• Vedúci pracovníci v sociálnych službách; (najmä riaditeľ, vedúci úseku, hlavná sestra, sociálny pracovník, hlavná opatrovateľka, manažér kvality)

1. Popis kurzu

Podľa doterajších zisťovaní, nie je vo väčšine zariadení sociálnych služieb na Slovensku zavedený komplexný dokumentačný systém, ktorý by priamo korešpondoval s koncepciou holistickej starostlivosti o človeka a bol integrovaný do procesov zvyšovania kvality služieb.

Dokumentačný systém je pritom jeden z nástrojov na zvyšovanie kvality poskytovaných sociálnych služieb a sociálnej práce, ktorého primerané uspôsobenie a zavedenie má priamy a bezprostredný dopad na zvýšenie kvality služby. Niektoré zariadenia sociálnych služieb vedú dokumentáciu čiastočne. Riadenie dokumentácie však nie je zabezpečené písomným postupom, ktorý by mal znaky riadenej dokumentácie a písomne fixovaných pravidiel.

Ak však chceme zabezpečiť strategické plánovanie a riadenie v sociálnej práci a v sociálnych službách, potom sa nezaobídeme bez dokumentov a záznamov, ktorých môže byť značné množstvo. Preto by ich existencia a životný cyklus v organizácii mal byť riadený a mal by podliehať presne stanoveným pravidlám, ktoré zodpovedajú požiadavkám na riadenú dokumentáciu. Stanoviť tieto pravidlá je úlohou vrcholového manažmentu a odborných pracovníkov, medzi ktorých zaraďujeme aj sociálnych pracovníkov. Riadenie dokumentácie je dôležitým nástrojom pre správu dokumentov so zvýšenou potrebou kontroly ich obehu.

V zariadeniach sociálnych služieb, ktoré si zaviedli systém manažérstva kvality vieme posúdiť prínos riadenej dokumentácie. Prax ukazuje, že vďaka dokumentovanému systému:
• sa trvalo zlepšuje efektívnosť prevádzky zariadenia
• sa trvalo znižuje počet zanedbaní, zameškaní a kompetenčných sporov
• umožňuje dokázať zainteresovaným stranám prítomnosť opatrení na zabezpečovanie kvality
• dokumentácia umožňuje organizácii z diaľky a do diaľky ukázať jej transparentnosť vo vzťahu ku kvalite a kontrolovateľnosť, čím si zabezpečuje aj dôveryhodnosť u klientov. Z našej praxe sme zaznamenali aj ďalšie dôvody, ktoré slúžia ako:
• podklady pre systémové hodnotenie (interný a externý audit)
• podklady pre analýzu kvality a zlepšovanie kvality
• podklady ako dôkazy spôsobilosti kvality pre klientov, poisťovne a ďalšie zainteresované strany
• podklady pre kvalifikáciu a motiváciu pracovníkov.

2. Požadované vstupné vzdelanie
Odborné vzdelanie pre prácu v sociálnych službách s minimálne dvojročnou praxou v sociálnej práci alebo v sociálnych službách.

3. Profil absolventa
• Absolvent vzdelávacej aktivity Administrácia a riadená dokumentácia v sociálnych službách:

– využíva už získané praktické skúsenosti pri príprave a tvorbe dokumentačných systémov prevádzky (organizácie)
– rozširuje ich o vybrané oblasti IT technológie
– vie sprostredkovať odborné vedomosti o riadenej dokumentácii ďalším odborným pracovníkom
– vie rozpoznať nežiaduce faktory, má schopnosť ich eliminovať tak, aby bola zabezpečovaná kvalitná starostlivosť o klienta a kvalitné podmienky pracovného prostredia
– vie udržiavať životný cyklus dokumentu a zabezpečovať jeho platnosť na základe práce s determinujúcou dokumentáciou

• vie vypracovať:
– záznamy o preskúmavaní funkčnosti systému kvality
– záznamy o kvalifikácii a spôsobilosti personálu
– záznamy o preskúmaní pred zahájením vlastných činnosti (aktivity pred prijatím klienta do zriadenia …)
– záznamy z priebehu realizácie odborných činností
– odborné postupy a koncepcie
– databázy dodávateľov, partnerov a sponzorov
– záznamy o validácii a verifikácii odborných postupov
– záznamy o sťažnostiach
– záznamy o opatreniach na zlepšovanie a záznamy o preventívnych opatreniach

4. Metódy výučby
Lektor ovláda a volí vyučovacie stratégie, metódy a postupy tak, aby zahrňovali interaktívne zážitkové a skúsenostné učenie, rozvíjali kompetencie zamestnancov/študentov. Popri klasických formách prednášky, výklad, demonštrácia, inštruktáž, využíva nacvičovanie a tréning jednotlivých postupov a ich upevňovanie.

5. Forma záverečnej skúšky
Teoretická časť vzdelávania sa ukončuje písomným testom; praktická časť sa ukončuje obhajobou písomnej záverečnej práce na základe zadania.
Absolvent získa Osvedčenie: Administrácia a riadená dokumentácia v sociálnych službách, ktorý ho oprávňuje vykonávať vzdelávacie aktivity u študentov a zamestnancov v nástupnej praxi.

UČEBNÁ OSNOVA PREDMETU

1. Charakteristika kurzu

V odbornom kurze je cieľom naučiť účastníka kurzu vytvárať a pracovať s komplexným systémom dokumentácie. Naučiť pozorovať sociálne správanie, zdravotný stav a vitálne hodnoty seniorov, overovať a dokumentovať svoje pozorovania a využívať získané informácie na plánovanie, uskutočňovanie a evaluáciu ďalšieho procesu komplexnej starostlivosti o klienta. Dbať pritom na možnosti použitia relevantných odborných koncepcii a modelov. V predmete je väčšia časť venovaná cvičeniam, pretože na príkladoch sa učia popisovať a tak vypracovávať čo najpresnejšie a najkvalitnejšie jednotlivé zložky dokumentačného systému.

2. Rozpis učiva

I. modul.

1. Význam dokumentačného zabezpečenia systému kvality v odborných procesoch 12
1.1 Opatrovateľský proces
1.2 Ošetrovateľský proces
1.3 Rehabilitačné procesy
1.4 Proces základného sociálneho poradenstva
1.5 Proces bývania
1.6 Proces prijímania a prepúšťania klienta
1.7 Proces pracovnej terapie

2. Práca s dokumentáciou
2.1 Dokumenty strategického charakteru
2.2 Organizačno-riadiaca dokumentácia
2.2.1 Organizačný poriadok a organizačný diagram
2.2.2 Pracovný poriadok
2.2.3 Prevádzkový poriadok a Domáci poriadok
2.2.4 Organizačné smernice
2.3 Administratívna dokumentácia
2.4 Dokumentácia popisujúca výkon činnosti
2.4.1 Pracovné postupy a pracovné inštrukcie
2.4.2 Plány
2.4.3 Zoznamy
2.5 Záznamy o kvalite
2.6 Riadiace akty a ich dokumentovanie

3. Dokumentácia odborných činností
3.1 Osobný portrét klienta a biografia
3.2 Opatrovateľská správa
3.3 Individuálny rozvojový plán
3.4 Záznamy o priebehu a výsledkoch odborných činností
3.5 Dekurzy a ošetrovateľské záznamy
3.6 Správy o mimoriadnych udalostiach klienta
3.7 Protokol o obmedzení klienta
3.8 Iné služby
3.9 Archív

4. Funkcie dokumentácie
4.1 Kontrolný inštrument
4.2 Pedagogický inštrument
4.3 Právny dokument

5. Systematizácia učiva a cvičenia

II. modul

1. Práca s osobnými údajmi klientov
Možnosti zneužitia osobných údajov
Možnosti ochrany dát a zákony k ochrane údajov

2. Štandardy kvality dokumentácie
Systémové uvádzanie dokumentácie
Práca s lexikónmi a odbornou literatúrou (tvorba odbornej knižnice)
Príručka kvality
Komunikácia s médiami (dokumentácia pre verejnosť)

3. Súkromná korešpondencia

4. Písomné zhotovovanie písomností a vytváranie písomností k jednotlivým modulom dokumentácie

5. Systematizácia učiva a cvičenia